Sistema de calificaciones para la escuela #Gratis

No todas las instituciones educativas tienen los suficientes recursos financieros como para comprar un sistema de calificaciones que les permita gestionar parte de su componente  académico; sin embargo, con las aplicaciones que se tienen disponibles en la gran mayoría de computadores, se puede diseñar soluciones fáciles de implementar y sin gastar un peso.

En esta publicación se presenta un sistema de calificaciones que funciona a través de la combinación de correspondencia entre dos documentos, Microsoft Excel y Microsoft Word, por lo que sólo es necesario tener instalado en nuestro computador una versión reciente de Microsoft Office y, tener los archivos que se pueden descargar desde este enlace para hacer uso de esta aplicación.

Para usar este sistema de calificaciones sólo es necesario registrar todos los datos en el documento de Microsoft Excel, luego estos datos serán llamados desde Microsoft Word y posteriormente se podrán generar boletines o informes que se entregarán a padres de familia o acudientes en cada periodo académico.

El sistema está diseñado bajo los parámetros del decreto 1290 del Ministerio de Educación de Colombia, pero cualquier persona con conocimientos básicos de Excel podría ajustar y/o modificar de manera fácil la configuración de este archivo hacia otros sistemas de evaluación o características escolares diferentes.

Esta herramienta se compone de los siguientes elementos:

1. Documento Excel:

El documento de Excel auxiliar_de_calificaciones.xlsx contiene toda la información relacionada con el establecimiento educativo, los estudiantes y las áreas o asignaturas que son evaluadas durante el año lectivo, además de las inasistencia y observaciones que el docente hace a los estudiantes.

Este archivo está organizado en las siguientes hojas:

Instrucciones: en esta hoja los usuarios podrán encontrar instrucciones básicas para el uso de la plantilla en Excel. También se registra en esta hoja nombre de la sede, nombre del docente, año lectivo actual y número DANE.

Estudiantes: Se registra información relacionada con los estudiantes como: nombre, apellidos, documento de identidad, grado, libro de matrícula, folio, tipo de documento de identidad y número de identidad.

Áreas: Cada una de las áreas o asignaturas tiene una planilla que se encuentran separadas por hoja (Ciencias, Sociales, Artística, Ética, Ed. Física, Religión, Lenguaje, Matemáticas, Tecnología y Emprendimiento).

Cada una de las plantillas se encuentra separada por períodos académicos (cuatro), en cada periodo se registra máximo 10 notas por estudiante. La hoja de Excel está configurada para calcular el promedio del estudiante en cada periodo y su correspondencia con los desempeños descritos en el decreto 1290.

En las celdas de color azul el profesor registra las notas; en el momento que las notas sean registradas la celda cambiará a color blanco. Las demás celdas se encuentran bloqueadas con el propósito de evitar eliminar (por error) las fórmulas con las cuales se calculan los datos. Sin embargo, cada hoja podrán desbloquearse (no tienen contraseña) cuando el usuario lo necesite, ya sea para modificar las fórmulas que calculan los promedios o realizar cualquier otra configuración que estime necesaria.

Observador: En la hoja Observador el docente encuentra cuatro campos de observaciones, cada uno de ellos coincide con un período académico. En este campo, el profesor registra para cada periodo un descripción del estudiante, esta descripción puede contener los aspectos significativos con respecto a su comportamiento y rendimiento académico, recomendaciones y/o felicitaciones.

En la hoja Observador también se registra la inasistencia de los estudiantes durante cada periodo y el estado final del estudiante que puede ser: promovido, cancelado, trasladado o desertor.

Resumen: Esta hoja, reúne de manera automática toda la información que se ha registrado en el documento de Excel, en esta hoja NO se registra nada. La hoja Resumen es utilizada para conectar con los documentos del archivo de Word y poder así generar los boletines o informes.

2. Documentos de Word.

Estos documentos se conectan a través de la Combinación de Correspondencia a la hoja Resumen de Excel que contiene toda la información registrada de una forma muy fácil.

Los documentos de Word son plantillas que los docentes pueden modificar y personalizar fácilmente para la generación de los boletines o informes.  

Este Sistema de Evaluación contiene las siguientes plantillas en Word: Periodo uno, periodo dos, periodo tres, periodo cuatro, informe final y certificados.

Observa el siguiente video, en él podrás ver cómo descargar y configurar de forma rápida el sistema para su utilización. Todo eso en poco más de 7 minutos.

Descarga el sistema de evaluación desde este enlace.

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